Jedno z największe marzeń kierownika projektu?
Być na bieżąco ze wszystkimi postępami projektu bez pracy po godzinach.
Śledzenie postępów w projektach jest bardzo ważne aby osiągnąć sukces w projekcie. Pozwala lepiej kontrolować projekt i zapobiegać opóźnieniom. Samo śledzenie postępów ma swoje zalety, ale ma też i swoje wady.
Zalety śledzenia postępów projektu
Kontrola nad projektem
Samo śledzenie postępów w projekcie umożliwia kierownikowi projektu lepszą kontrolę nad nim i wprowadzenie działań zaradczych w przypadku wystąpienia opóźnień.
Efektywność
Świadomość śledzenia postępów projektu przez kierownika wpływa na zespół projektowy. Pozwala wcześniej identyfikować problemy, które mogą wpłynąć na terminowe wykonanie projektu. Zespół przy większej kontroli postępów ma świadomość, że nie problematyczne zadanie nie może zostać odłożone na później.
Skuteczność
Śledzenie postępów projektu umożliwia identyfikację osiągniętych wyników. Dzięki założonym wskaźnikom i ich kontroli zwiększamy skuteczność w osiąganiu celów projektowych.
Oszczędność czasu
Gdy śledzimy postępy w projekcie może wcześniej zareagować na problemy. Przy taki podejściu dużo wcześniej wprowadzamy ewentualne zmiany nie czekając na to, aż projekt pójdzie w złą stronę.
Łatwiejsza współpraca
Salo śledzenie postępów projektu w sposób przejrzysty ułatwia też współpracę członkami zespołu projektowego. Ta przejrzystość wpływa jednocześnie na lepsze zrozumienie w zespole które elementy monitorujemy i które mają wpływ na sukces projektu.
Realistyczne określenie terminów
Gdy śledzimy na bieżąco postępy w projektu mamy możliwość podawania realistycznych terminów wykonania projektu. Możemy też łatwiej zidentyfikować miejsca, w którym mogą pojawiać się opóźnienia.
Identyfikacja najlepszych praktyk
Poprzez śledzenie projektów możemy identyfikować zadania z którymi zespół radzi sobie lepiej, a które przysparzają mu problemów. Na podstawie tych elementów możemy lepiej planować przyszłe zadania i projekty.
Wady śledzenia postępów projektu
Dodatkowy nakład pracy
Śledzenie postępów w projekcie zawsze wymaga dodatkowego czasu i nakładu pracy po stronie zespołu. Dlatego ważne jest racjonalne podejście do ilości zdań z tym związanych.
Ryzyko przeciążenia informacyjnego
Zbyt wiele informacji może spowodować przeciążenie informacyjne. Gdy kierownik projektu dostaje zbyt dużo informacji może nie być w stanie skupić się na tych najbardziej istotnych z punktu widzenia prowadzenia projektu. Dodatkowo zbyt duża ilość komunikacji również może wpłynąć na brak czasu potrzebny do analizy postępów w projekcie.
Utrata elastyczności
Ścisłe przestrzeganie planu projektu może wpłynąć na elastyczność w projekcie. Tracimy wtedy zdolność adaptacji do zmieniających się warunków.
Wprowadzenie niepotrzebnej presji
Zbyt częste odpytywanie o postępy w projekcie może wprowadzać dodatkową presję na członków zespołu, w pierwszym etapie będzie działać to mobilizująco, ale w dłuższej perspektywie może prowadzić do niżej motywacji działań.
Nadmierna kontrola
Gdy zbyt często kontrolujemy postępy w projekcie możemy wywołać poczucie braku zaufania w zespole do powierzonych im zadań.
Zwiększone ryzyko opóźnień
Gdy podczas projektu zachodzą nieprzewidziane problemy, a będziemy starać się trzymać ściśle planu możemy wywołać opóźnienia w samym projekcie nie wprowadzając odpowiednio wcześniej działań zaradczych.
Jak widać śledzenie projektu na swoje wady i zalety, dlatego bardzo ważne jest wyważenie odpowiednich proporcji i reagowanie gdy jest to konieczne. Należy dać większą swobodę w miejscach gdzie zadania są realizowane na czas, a zwiększać poziom kontroli w miejscach gdzie jest to konieczne.