Nie ma nic gorszego niż osiągnięcie celu, a potem odkrycie, że był on do niczego.
Definiowanie celów projektu jest kluczowym etapem procesu planowania projektu. Cel jest tym, co chcemy osiągnąć, a jego określenie pozwala na dobre przygotowanie się do jego realizacji. Do każdego celu powinniśmy też określić wskaźniki po, których będziemy mogli powiedzieć, że osiągnęliśmy nasz cel.
Jak określić cele projektu?
Określenie celów projektu wymaga sprecyzowania oczekiwań i wymagań, które ma spełnić projekt. Warto wykorzystać zasadę SMART, czyli cele powinny być:
- S – Specific (konkretne) – cele powinny być dokładnie określone, aby można było określić, co trzeba zrobić, aby je osiągnąć.
- M – Measurable (mierzalne) – cele powinny być mierzalne, aby można było monitorować postępy w ich realizacji.
- A – Achievable (realne) – cele powinny być osiągalne, aby można było je osiągnąć w założonym czasie i z wykorzystaniem dostępnych zasobów.
- R – Relevant (odpowiednie) – cele powinny być odpowiednie w kontekście całego projektu oraz jego celu głównego.
- T – Time-bound (określony czasowo) – cele powinny być określone w czasie, aby można było ustalić, kiedy projekt zostanie zakończony
Przykład zdefiniowanych celów
Załóżmy, że chcemy uruchomić bloga o projektach. Potrzebujemy zdefiniować cele i wskaźniki do tego projektu. Poniżej lista zdefiniowanych celów:
1. Wdrożenie bloga – celem projektu jest wdrożenie bloga na platformie WordPress, który będzie zawierał artykuły i poradniki z zakresu planowania i zarządzania projektami.
Wskaźnikiem będzie uruchomienie platformy w ciągu miesiąca od daty rozpoczęcia projektu, potwierdzone instalacją i konfiguracją bloga na WordPress.
2. Stworzenie harmonogramu publikacji – celem projektu jest opracowanie harmonogramu publikacji, który określi daty publikacji artykułów na blogu. Harmonogram powinien uwzględniać najlepsze dni i godziny publikacji, aby zwiększyć zasięg i skuteczność publikowanych treści.
Wskaźnikiem może być ukończenie harmonogramu publikacji w ciągu 5 dni od daty wdrożenia bloga, uwzględniającego co najmniej 2 publikacje tygodniowo.
3. Tworzenie treści – celem projektu jest stworzenie wysokiej jakości treści, które przyciągną uwagę i zainteresowanie czytelników. Treści powinny być związane z tematyką planowania i zarządzania projektami oraz uwzględniać trendy i nowości w branży.
Wskaźnikiem potwierdzającym osiągnięcie celu będzie ukończenie w ciągu pierwszego miesiąca projektu co najmniej 8 artykułów związanych z tematyką projektową.
4. Wzrost liczby odwiedzin – celem jest zwiększenie liczby odwiedzin bloga poprzez stosowanie pozycjonowania strony i jej promocji.
Wskaźnikiem dla tego celu będzie zwiększenie liczby odwiedzin o 50% w ciągu pierwszych trzech miesięcy od uruchomienia bloga w ujęciu miesiąc do miesiąca.
5. Analiza wyników – celem projektu jest regularne analizowanie wyników. Analiza pozwoli na monitorowanie postępów i wprowadzanie korekt w strategii marketingowej oraz w harmonogramach publikacji.
Wskaźnikiem tego celu projektowego będzie przeprowadzenie co trzech analiz wyników w ciągu pół roku od uruchomienia bloga. Drugim wskaźnikiem będzie wprowadzenie jednej korekty w strategii marketingowej lub w harmonogramie publikacji na podstawie wyników analizy.
Podsumowanie
Właściwe zdefiniowanie celów projektu oraz wskaźników osiągnięcia celów powoduje, że skuteczniej zarządzamy projektem. W oparciu o wskaźniki możemy również podejmować właściwe zadania gdy oddalamy się od zadanych celów. Jasno opisane te elementy wpływają również na pozytywny odbiór projektu przez zespół projektowy.